MAKALAH
DASAR DASAR MANAGEMEN
PLANNING
DISUSUN
OLEH
MOCH. FAZRUL HIDAYAT (31312A0033)
PENGAMPU
: Ir. Suwati, M.M.A
FAKULTAS TEKNIK PERTANIAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MATARAM
TAHUN 2014 / 2015
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang
telah memberikan rahmat serta inayah – Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
makalah yang berjudul “PLANNING” dan tidak lupa pula salawat kepangkuan Nabi
besar Muhammad SAW.
Penulis menyadari karya tulis ini
dapat selesai berkat dorongan, kerjasama, serta bimbingan dan masukan – masukan
dari Bapak dan Ibu Dosen serta rekan – rekan di lingkungan Universitas
Muhammadiyah Mataram, maka ijinkan pada kesempatan ini penulis ingin
menghaturkan terima kasih kepada :
1.
Orang tua tercinta beserta keluarganya
yang selalu mendoakan dan memperhatikan kehidupan penulis, termasuk diantaranya
orang – oirang terkasih dalam hidup.
2.
Ir.
Suwati, M.M.A. selaku dosen pembimbing yang telah
memberikan dorongan kepada penulis.
3.
Dan semua pihak yang telah membantu.
Mataram, 5 Oktober 2014
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang ………………………….……………
4
B.
Rumusan Masalah ………………………………….…… 5
C. Tujuan …….…………………………………
5
BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian
Perencanaan …….…………………………………
6
B. Syarat
Perencanaan …….…………………………………
8
C. Siapa
pembuat rencana …….…………………………………
8
D. Tujuan
atau alasan perlunya perencanaan …….…………………………………
9
E. Manfaat
perencanaan …….………………………………… 9
F. Sifat
Perencanaan …….………………………………… 10
G. Proses
Penyusunan rencana …….…………………………………
11
H. Jenis
jenis perencanaan …….…………………………………
11
I. Hambatan
dalam perencanaan …….…………………………………
13
J. Mengatasi
hambatan dalam perencanaan …….………………………………… 14
BAB
III PENUTUP
A. Kesimpulan ………………………………………
16
B. Saran ………………………………………
16
DAFTAR
PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang
Pada dasarnya,
dalam melakukan kegiatan sehari-hari manusia tidak terlepas dengan perencanaan.
Tetapi sering tidak disadari bahwa mereka telah melakukan perencanaan. Setiap
orang pasti mempunyai tujuan atau suatu cita-cita dalam hidupnya. Dalam usaha
mereka untuk mencapai suatu tujuannya mereka pasti mempunyai strategi atau
perencanaan bagaimana mewujudkaAn cita-citanya
atau tujuannya tersebut. Perencanaan terjadi disetiap jenis kegiatan. Seseorang
jika ingin bertindak untuk melakukan sesuatu apapun pasti mereka menyusun suatu
perencanaan kegiatan yang akan dilakukan untuk ke depan. Salah satu contoh planning yang Sering kita dengar yaitu kampanye yang disampaikan oleh bupati, gubernur ataupun
presiden itu adalah planning atau sebuah perencanaan yang akan mereka jalankan
ketika mereka terpilih
Setiap orang perlu melakukan suatu
perencanaan dalam setiap kegiatan baik itu individual maupun dalam
berorganisasi, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru,
program penjualan produk baru, maupun perencanaan anggarannya. Perencanaan (planning)
merupakan proses dasar bagi setiap individual maupun organisasi untuk memilih
sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu perlu adanya
penetapan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan proses proses
perencanaan.
Perencanaan merupakan proses dasar manajemen di dalam
mengambil suatu keputusan dan tindakan baik itu kegiatan organisasi, perusahaan
maupun kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi
manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan
keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan. Dalam era
globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional
dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan).
Dalam
manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat
strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja
organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen
karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan
pengontrolan tak akan dapat berjalan.
B.
Rumusan
Masalah
a. Apa itu perencanaan.?
b. Siapa pembuat perencanaan.?
c. Apa tujuan adanya perencanaan.?
d. Apa manfaat perencanaan.?
e. Bagaimana syarat atau sifat
perencanaan yang baik.?
f. Bagaimana proses penyusunan
perencanaan.?
g. Apa saja jenis jenis perencanaan.?
h. Apa saja hambatan atau kelemahan
dalam perencanaan.?
i.
Bagaimana
cara mengatasi hambatan dalam perencanaan.?
C.
Tujuan
a. Mengetahui
apa itu perencanaan
b. Mengetahui
siapa pembuat perencanaan
c. Mengetahui
tujuan pembuatan perencanaan
d. Mengetahui
manfaat dari perencanaan
e. Mengetahui
sifat perencanaan yang baik
f. Mengetahui
proses penyusunan perencanaan
g. Mengetahui
jenis perencanaan
h. Mengetahui
kelemahaan dalam perencanaan
i.
Mengetahui cara mengatasi hambatan pada
perencanaan
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian
perencanaan
Perencanaan
secara garis besar diartikan seagai proses mendefinisikan tujuan organisasi,
membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkann rencana
aktivitas kerja organisasi.
Perencanaan mengandung beberapa arti antara lain:
a)
Proses.
Yaitu suatu konsep dasar yang menjelaskan bahwa kegiatan
yang dilakukan akan berjalan sesuai dengan tahap-tahap yang di tentukan.dalam
hal ini kegiatan dalam perencanaan dilakukan menurut proses yang berlaku.
b)
Penetapan
tujuan dan sasaran.
Yaitu kegiatan merencanakan ke arah mana organisasi dapat
menetapkan tujuan nya secara khusus ataupun umum,tujuan jangka panjang maupun
tujuan jangka pendek.
c)
Pemilihan
tindakan.
Yaitu organisasi harus mengoptimalkan pada beberapa tindakan
yang efektif ketimbang harus menggunakan semua tindakan yang kadang kala tidak
efektif.
d) Mengakaji cara terbaik.
Walaupun pilihan tindakan itu sudah dianggap baik namun bisa
saja tetap tidak efektif kalau dilakukan dengan cara kurang
baik.sebaliknya,sesuatu yang baik apabila dilakukan dengan cara yang baik pula
maka akan menghasilkan sesuatu yang efektif.
e)
Tujuan .
Hal ini menyangkut hasil akhir atau sasaran khusus yang
diinginkan oleh organisasi.keinginan itu bisa dinyatakan dalam suatu
standar-standar yang berlaku baik kualitatif maupun kuantitatif.
Unsur perencanaan (5W + 1H) yaitu pada umumnya
menjawab pertanyaan :
Ø (what) Apa
yang harus dikerjakan
Ø (who) Siapa
yang akan melakukan pekerjaan
Ø (when) Kapan
tindakan tersebut dilakukan
Ø (where)
Dimana tindakan tersebut dilakukan
Ø (why) Mengapa harus dilakukan
Ø (how) Bagaimana cara melakukannya
Perencanaan
tersendiri dapat digolongkan dalam beberapa metode yang berbeda. Yang
menentukan berhasil atau tidaknya suatu
perencanaan tergantung dengan metode perencanaan yang digunakan.
Adapun
lima pengklasifikasian rencana sebagai berikut :
a. Bidang Fungsional mencakup rencana produksi,
pemasaran, keuangan, dan personalia
b. Tingkatan Organisasional mencakup
keseluruhan organisasi, teknik-teknik dan isi perencanaan.
c.Karakteristik rencana mencakup
factor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya,
rasionalitas, kuantitatif, dan kualitatif
d. Waktu mencakup rencana jangka
pendek, menengah dan jangka panjang.
e. Unsur rencana mencakup wujud
anggaran, program, prosedur, dan kebijaksanaan.
Jadi
perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari
sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan,
kebijaksanaan-kebijaksanaan serta programprogram yang dilakukan. Perencanaan
merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa
perencanaan berjalan maka fungsi managemen yang lain pun tidak dapat berjalan.
B.
Syarat Perencanaan
Perencanaan yang dibuat harus memenuhi syarat sebagai
berikut:
a. Faktual dan
realistik
b. Logis dan rasional
c. Fleksibel
d. Kontinuitas
e. Dialektis
C. Siapa
pembuat rencana
a. Panitia
Perencanaan
Panitia ini terdiri dari beberapa unsure
yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing membawakan misinya untuk
menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik.
b. Bagian
Perencanaan
Seringkali tugas perencanaan, merupakan
tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini merupakan satu unit
dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi disini tidak
ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam organisasi.
c. Tenaga
Staf
Pada sebuah organisasi atau perusahaan
ada dua kelompok fungsional yaitu
d. Staf
(pemikir)
yaitu kelompok yang tidak secara
langsung menghasilkan barang atau produk perusahaan, tugasnya menganalisa
fakta-fakta untuk kemudian merencanakan sesuatu guna.
D. Tujuan
atau alasan perlu adanya perencanaan
a.
Memberikan pedoman cara-cara pelaksanaan yang efektif
dalam mencapai tujuan
b.Perencanaan
bertujuan untuk menjadikan tindakan ekonomis,karena semua potensi yang dimiliki
terarah dengan baik pada tujuan.
c.
Perencanaan adalah satu usaha untuk memperkecil risiko
yang dihadapi pada masa yang akan datang.
d. Meningkatnya presentasi kesuksesan pencapaian
tujuan suatu organisasi.
e.
Perencanaan menyebabkan kegiatan-kegiatan dilakukan
secara teratur dan bertujuan.
f.
Perencanaan memberikan gambaran yang jelas dan lengkap
tentang seluruh pekerjaan
g. Perencanaan membantu penggunaan suatu alat pengukuran hasil kerja.
h. Perencanaan menjadi suatu landasan untuk pengendalian.
i. Perencanaan merupakan usaha untuk menghindari mismanagement
dalam penempatan karyawan.
j.
Perencanaan membantu peningkatan daya guna dan hasil guna
organisasi.
E. Manfaat
Perencanaan
a. Membantu manajemen untuk menyesuaikan
diri dengan perubahan-perubahan lingkungan,
b.
Memungkinkan manajer memahami
keseluruhan gambaran operasi lebih jelas,
c.
Pemilihan berbagai alternatif terbaik,
d.
Penyusunan skala prioritas, baik
sasaran maupun kegiatan,
e.
Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi,
f.
Membuat tujuan lebih khusus, terperinci
dan lebih mudah dipahami,
g.
Meminimumkan pekerjaan yang tidak
pasti, dan
h.
Menghemat waktu, usaha dan dana.
i.
Standar
pelaksanaan dan pengawasan,
F. Sifat
perencanaan
a. Sifat
sifat dari perencanaan
§ Kontribusi terhadap
tujuan (contribution of onjective)
Yaitu
perencanaan dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah di rencanakan.
§ Kedudukan yang
istemewa dari suatu perencanaan (primacy of planning)
Bahwa setiap
perencanaan selalu mendapat tempat yang pertama dalam suatu proses manajemen
dan perencanaan harus mampu memberikan arah terhadap proses manajemen
selanjutnya.
§ Kemampuan
pengisian dari planning (pervasiveness of planning)
Yaitu
perencanaan merupakan dasar manajemen yang berisi tujuan dan cara
pencapaiannya.
§ Efisiensi dari
perencanaan (effeciency of planning)
Rencana yang
telah direncanakan dapat tercapai dengan cara yang efisien.
b. Sifat
sifat dari perencanaan yang baik
§ Mengangandung
unsure 5w+1H
§ Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti
mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran ang berbeda-berbeda dapat
ditiadakan.
§ Fleksibel
suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang
seebenarnya bila ada perubahan maka tidak semua rencana dirubah dimungkinkan
diadakan peneysuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan
begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.
G. Proses
penyusunan perencanaan
a. Menetapkan
tugas dan tujuan
Antara tugas dan tujuan tidak dapat
dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih
dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang
harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.
b. Observasi
dan analisa
Menentukan factor-faktor apa yang dapat
mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan
terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang
digunakan.
c. Mempertimbangkan
faktor pendukung dan penghambat tercapainya tujuan
Faktor yang tersedia memberikan
perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana
kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya
lamanya penyelesian, besar biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan
lain sebagainya.
d. Membuat
sintesa
Sintesa yaitu alternatif yang akan
dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa
dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada
mempunyai kelemahan-kelemahan.
H. Jenis
jenis perencanaan
Perencanaan
ini terdiri dari:
1.
Perencanaan strategis
Rencana strategis yaitu rencana yang
dikembangkan untuk mencapai tujuan strategis. Tepatnya, rencana strategis
adalah rencana umum yang mendasari keputusan alokasi sumber daya, prioritas,
dan langkah-langkah tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis.
2.
Perencanaan taktis
Adalah rencana ditujukan untuk
mencapai tujuan taktis, dikembangkan untuk mengimplementasikan bagian tertentu
dari rencana strategis. Rencana strategis pada umumnya melibatkan manajemen
tingkat atas dan menegah dan jika dibandingkan dengan rencana strategis,
memiliki jangka waktu yang lebih singkat dan suatu fokus yang lebih spesifik
dan nyata
3.
Perencanaan operasional
Adalah rencana yang menitikberatkan
pada perencanaan rencana taktis untuk mencapai tujuan operasional. Dikembangkan
oleh manajer tingkat menegah dan tingkat bawah, rencana operasional memiliki
fokus jangka pendek dn lingkup yang relatif lebih sempit. Masing-masing rencana
operasional berkenaan dengan suatu rangkaian kecil aktivitas. Kami menjelaskan
perencanaan dengan lebih mendekati pada bagian selanjutnya.
Perencanaan operasional dibagi menjadi 2 yaitu :
1.
Rencana sekali pakai : dikembangkan untuk melaksanakan
serangkaian
tindakan yang mungkin tidak berulang
di masa mendatang
Program :
rencana sekali pakai untuk seragkaian aktivitas yang besar
Proyek
: rencana sekali pakai untuk lingkup yang lebih sempit dan lebih tidak
kompleks dibandingkan dengan program
2.
Rencana tetap : dikembangkan untuk aktivitas yang berulang
secara teratur selama suatu periode
waktu tertentu
Kebijakan : rencana tetap yang
merinci respons umum organisasi terhadap suatu masalah atau situasi tertentu
Ø Kerangka Waktu Perencanaan
a.
Rencana Jangka Panjang
Suatu rencana jangka panjang
(long-range plan) meliputi banyak tahun, mungkin bahkan beberapa dekade.
b.
Rencana jangka Menengah
Suatu rencana yang agak bersifat
sementara dan lebih mudah berubah dibanding rencana jangka panjang. Rencana
jangka menengah biasanya meliputi periode satu hingga lima tahun dan terutama
penting bagi manajer menengah dan manajer lini.
c.
Rencana jangka Pendek
Seorang manajer juga mengembangkan
suatu rencana jangka pendek, yang memiliki kerangka waktu satu tahun atau
kurang. Rencana jangka pendek (short-range plan). Terdapat dua jenis rencana
jangka pendek yaitu:
§ Rencana tindakan (action plan)
Merealisasikan semua jenis rencana.
Ketika sebuah pabrik Nissan siap untuk mengganti teknologinya, manajernya
memusatkan perhatian mereka pada penggantian peralatan yang ada dengan
peralatan baru secepat mungkin dan seefisien mungkin untuk meminimalkan
hilangnya waktu produksi. Dalam banyak kasus, hal ini dapat dilakukan dalam
beberapa bulan, dan produksi hanya terhenti selama beberapa minggu. Dengan demikian,
suatu rencana tindakan mengkoordinasikan berbagai perubahan aktual pada suatu
pabrik tertentu.
§ Rencana reaksi (reaction plan)
Adalah rencana yang dirancang untuk
membuat perusahaan dapat bereaksi terhadapa situasi yang tak terduga. Di salah
satu pabrik Nissan, peralatan baru tiba lebih awal dari yang diharapkan dan
manajer pabrik harus menutup produksi lebih cepat dari yang mereka perkirakan.
Oleh karena itu, manajer tersebut harus bereaksi terhadap kejadian yang berada
di luar kendali mereka dalam cara yang masih memungkinkan tercapainya tujuan.
I. Hambatan
dalam perencanaan
a.
Tujuan yang Tidak Tepat
Tujuan yang tidak tepat mempunyai
banyak bentuk. Membayar deviden yang besar kepada pemegang saham mungkin tidak
jika dananya didapatkan dengan mengorbankan penelitian dan pengembangan tujuan
mungkin juga tidak tepat jika tujuan tersebut tidak dapat dicapai. Jika Kmart
menetapkan tujuan untuk memperoleh lebih bayak pendapatan dibanding Wal-Mart
tahun depan, karyawan perusahaan mungkin. Tujuan juga tidak tepat jika tujuan
itu menepatkan terlalu banyak penekanan pada ukuran kuantitatif maupun
kalitatif dari keberhasilan.
b.
Sistem Penghargaan yang Tidak Tepat
Dalam beberapa lingkungan, sistem
penghargaan yang tidak tepat merupakan hambatan dalam penetapan tujuan dan
perencanaan
c.
Lingkungan yang Dinamis dan Kompleks
Sifat dari suatu lingkungan
organisasi juga merupakan hambatan bagi penetapan tujuan dan perencanaan yang
efektif. Perubahan yang cepat, inovasi teknologi, dan persaingan yang ketat
juga dapat meningkatkan kesulitan bagi suatu organisasi untuk secara akurat
mengukur kesempatan dan ancaman di masa mendatang
d.
Keengganan untuk Menetapkan Tujuan
Hambatan lain terhadap perencanaan
yang efektif adalah tujuan bagi mereka sendiri dan untuk unit-unit yang
merupakan tanggung jawab mereka. Alasan untuk ini mungkin adalah kurangnya rasa
percaya diri atau takut akan kegagalan\
e.
Penolakan terhadap Perubahan
Hambatan lain dalam menetapkan
tujuan dan perencanaan adalah penolakan terhadap perubahan. Perencanaan pada
intinya terkait dengan perubahan sesuatu dalam organisasi.
f.
Keterbatasan
Keterbatasan (constraints) yang
membatasi apa yang dapat dilakukan organisasi merupakan hambatan utama yang
lain.
J. Mengatasi
hambatan pada perencanaan
a.
Pemahaman Maksud Tujuan dan Rencana
Salah satu cara terbaik untuk
memperlancar penetapan tujuan dan proses perencanaan adalah dengan maksud
dasarnya. Manajer seharusnya juga mengetahui bahwa terdapat keterbatasan pada
efektivitas penetapan tujuan dan pembuatan rencana.
Dan penetapan tujuan dan perencanaan
yang efektif tidak selalu memastikan keberhasilan, penyesuaian dan pengecualian
diharapkan dari waktu ke waktu.
b.
Komunikasi dan Partisipasi
Meskipun mungkin dibuat pada tingkat
tinggi, tujuan dan rencana tersebut harus dikomunikasikan kepada pihak yang
lain dalam organisasi. Setiap orang yang terlibat dalam proses perencanaan
seharusnya tahu landasan apa yang mendasari strategi fungsional, dan bagaimana
strategi-strategi tersebut diintegrasikan dan dikoordinasikan.
c.
Konsistensi /revsi /dan pembaruan
Tujuan seharusnya konsisten baik
secara hori zontal maupun secara vertikal .konsistensi horizotal berarti bahwa
tujan seharusnya konsisten diseluru organisasi / dari satu departemen ke
departemen lainnya. Konsistensi vertikal berarti bahwa tujuan
seharusnya konsisten dari atas hingga ke bawah organisasi :
tujuan stategis, taktis, dan operasional harus selaras. Karena penetapan tujuan
dan perencanaan merupakan proses yang dinamis, tujuan dan perencanaan juga
harus direvisi dan diperbarui secara berkala. Banyak organisasi melihat
perlunya merevisi dan memperbarui dengan frekuensi yang semakin sering.
d.
Sistem Penghargaan yang Efektif
Secara umum, orang seharusnya diberi
penghargaan baik karena menetapkan tujuan dan rencana yang efektif, maupun
karena berhasil mencapainya. Karena kegagalan terkadang berasal dari
faktor-faktor di luar pengendalian manajemen, orang seharusnya dipastikan bahwa
kegagalan dalam mencapai tujuan tidak akan selalu memiliki konsekuensi hukuman.
BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Perencanaan
merupakan suatu serangkaian program kerja untuk mencappai suatu tujuan atau
sasaran yang sudah ditetapkan dengan analisa analisa pilihan tindakan yang
dianggap terbaik dan melalui proses tertentu serta memiliki jawaban atas
pertanyaan 5W + 1H.
Perencaan
yang baik memiliki beberapa syarat dan sifat dan tentunya memiliki sasaran dan
tujuan yang benar benar tepat agar tidak terdapat hambatan atau kandala dalam
menempuh proses perencanaan
Perencanaan
memiliki tujuan agar semua yang direncanakan atau menjadi program kerja terarah
dan terkordinasi dengan baik.
Perencanaan
memiliki beberapa jenis diantaranya yaitu rencana strategis, taktik dan juga
memiliki jangka waktu seperti rencana jangka panjang, jangka menengah dan
jangka pendek.
B. SARAN
DAFTAR
PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar